نوبت دهی

چگونه یک مدریتور خوب باشیم

چگونه یک مدریتور خوب باشیم

 

نویسنده: دکتر مهرداد منصوری “متخصص ارتوپدی”

تا به حال چند بار در یک پنل بوده اید که فکر میکنید جالب بوده و به شما اطلاعاتی را که فکر میکرده اید میتوانید از آن بدست آورید داده است. پاسخ شما احتمالا تعداد کمی از آنها است.

پنل محل مناسبی است تا افراد بتوانند بصورت ملموس تری از کسانی که در موضوعی خاص تجربیاتی دارند نکات کلیدی را بیاموزند. متاسفانه محتوای اکثر پنل ها مناسب نیست و یکی از علل آن ضعف مدریتور است.

در این نوشته قصد داریم مهمترین نکاتی را که به شما امکان میدهد تا یک مدریتور خوب باشید و یک پنل را بخوبی اداره کنید توضیح دهیم.

 

 قبل از شروع پنل باید به چند نکته توجه کنیم

نکات کلیدی زیر را قبل از شروع هر پنل به خاطر داشته باشید

اهمیت حضار

 در یک پنل سه دسته از افراد حضور دارند. اعضای پنل، مدریتور و حضار، که شنوندگان بحث هستند. مهمترین دسته، حضار هستند. آنها وقت و پول خود را صرف کرده و به پنل آمده اند تا مطلبی را بیاموزند.

وظیفه شماست تا اطلاعاتی را که میخواهند در اختیارشان بگذارید یا حداقل آنها را سرگرم کنید و یا هر دو، و این کار مشکلی است. بیاد داشته باشید وظیفه شما اول خدمت به شنوندگان و بعد در درجه بعدی خدمت به اعضای پنل است.

اعضای پنل

 اعضای پنل را شما باید انتخاب کنید. این افراد باید در زمینه مورد بحث با تجربه باشند. بهتر اینست که این افراد نقطه نظرات متفاوتی داشته باشند تا از تفاوت و تضارب آراء ایشان بحث، حالت پویایی داشته باشد، به مورد بحث از زوایای گوناگون نگاه شود و شنونده را به تفکر وادارد.

تعداد ۳ تا ۴ پنلیست عدد مناسبی برای انتخاب گروه است. اگر تعداد زیاد باشد به هر نفر فرصت کافی برای صحبت کردن نمیرسد و اگر کم باشد تعدد آرا کم خواهد بود و بحث یکنواخت و کسل کننده میشود. سعی کنید افرادی را که نسبت به هم حس خوبی ندارند در یک پنل نگذارید مگر اینکه بخواهید پنل شما به صحنه درگیری تبدیل شود.

بحث

 دقت کنید که بحث پنل درباره چیست و حضار چه کسانی و با چه درجه ای از علم و تجربه اند و سپس محتوای مباحث پنل را بر آن اساس تنظیم کنید. اساس پنل بر بحث بین پنلیست ها و تعامل بین آنها است. استفاده از پاورپوینت الزامی نیست. این ابزار میتواند کمک کننده باشد نه اینکه محور بحث باشد.

عنوان

 در برنامه مکتوب کنفرانس باید سعی کنید تا عنوان جذابی را برای پنل انتخاب کنید تا حضار را به خود جلب کند. بهتر است در مورد مطالبی که مورد بحث قرار خواهند گرفت و اینکه حضار در نهایت چه نکته ای را از پنل دریافت خواهند کرد توضیح مختصری داده شود.

سرفصل ها

 سرفصل مطالبی را که در پنل مورد بحث قرار خواهند گرفت را به پنلیست ها میگوییم تا از قبل درباره آن تحقیق و مطالعه کرده و با آمادگی در پنل حاضر شوند. دو سه سوال اول را به آنها میدهیم تا احساس راحتی کنند.

البته ریز مطالب و اطلاعات را به آنها نگویید وگرنه جوابها کلیشه ای و مصنوعی شده و پنل خسته کننده میشود. سوالات پنل را از قبل آماده میکنیم ولی باید این توانایی را داشته باشیم که در هنگام بحث بسته به موقعیت سوالات را تغییر داده یا سوالات جدیدی را مطرح کنیم. مودریتور باید بیش از پنلیست ها از قبل در مورد موضوع مورد بحث مطالعه کند.

هماهنگی

 15 دقیقه قبل از شروع پنل با پنلیست ها صحبت کرده و ساختمان کلی بحث را با آنها مطرح میکنیم. یکی از اهداف این گفتگو، دادن اطمینان کافی به اعضای پنل است مبنی بر اینکه هدف از پنل امتحان کردن یا زیر سوال بردن علم یا تجربه آنها نیست بلکه هدف، انتقال قسمتی از تجربیات ایشان به حضار است. به آنها اطمینان بدهید که بحثی همراه با نشاط و احترام متقابل خواهید داشت تا اطمینان خاطر و آرامش داشته باشند.

نکات عملی

 قبل از شروع پنل به نکات عملی دقت کنید. بهتر است جای نشستن هر کدام از پنلیست ها را از قبل مشخص کنید. دقت کنید تا آب جهت نوشیدن در اختیار همه پنلیست ها باشد. خودتان شخصا به پنلیست ها و حضار تذکر دهید تا موبایل ها را خاموش کنند. زیاد بخندید و سرحال باشید.

29

یک مدریتور خوب در زمان پنل چه میکند

مقدمه 

مودریتور به عنوان اولین کسی که صحبت میکند ابتدا باید به اهمیت موضوع پنل و اینکه هدف آن چیست و در باره چه چیزی صحبت خواهد شد بپردازد. بعد مختصری راجع به هر کدام از پنلیست ها و جایگاه علمی و عملی ایشان صحبت کند.

یک ایده خوب، شروع پنل با یک مثال جالب و در صورت امکان طنزآمیز است. اولین سوال باید سوال عمومی و ساده ای باشد. بطور مثال میتوانید از تعریف یک مفهوم سوال کنید یا بخواهید تا یکی از اعضاء پنل تاریخچه یک مطلب را بگوید و یا اینکه چرا این موضوع مهم است.

توجه و نگاه

 وقتی سوال میکنید به پنلیست ها نگاه کنید و بعد از تمام شدن سوال به حضار نگاه کنید. اگر در حین جواب دادن پنلیست ها به آنها نگاه کنید آنها هم به شما نگاه میکنند در حالیکه ایشان باید مطالب را رو به حضار بگویند و به آنها نگاه کنند.

در حین بحث به گفته های پنلیست ها با دقت گوش دهید تا بر اساس نکات گفته شده سوالات بعدی خود را مرتب کنید. مراقب پنلیست ها باشید. بعضی مواقع یکی از آنها با اشاره چیزی به شما میگوید و شما باید متوجه آن باشید.

مسیر بحث

 ممکن است بعد از مدتی که از شروع پنل گذشت، بحث از مسیر خود خارج شود. این وظیفه شماست تا با تذکر به پنلیست ها آنرا دوباره به مسیر درست برگردانید.

کنترل

 به خاطر داشته باشید که شما مدیر و گرداننده پنل هستید. ممکن است یکی از پنلیست ها سعی کند کنترل جلسه را از شما بگیرد. بحث را به طرفی که خود مایل است بکشاند یا از دیگران بیشتر صحبت کرده و تمایل داشته باشد چهره شاخص پنل باشد.

شما باید به عنوان مدافع منافع حضار در مقابل این اقدامات بایستید. اگر یک پنلیست زیاد حرف زد باید در یک زمان مناسب مثلا حین نفس تازه کردنش صحبت را از او گرفته و به پنلیست دیگر بدهید.

پاورپوینت

 اجازه ندهید هیچکدام از پنلیست ها از پاورپوینت یا فیلم استفاده کند چون بقیه هم این درخواست را خواهند داشت و دچار کمبود وقت میشوید. اگرهر کدام از پنلیست ها آهسته حرف میزند تذکر دهید تا بلندتر صحبت کند.

پرهیز از خودنمایی

 دقت داشته باشید که پنل محلی نیست تا خود را نشان دهید و همه توجه ها را به خود جلب کنید. وظیفه مهم شما تسهیل بحث است. ستارگان پنل، پنلیست ها هستند نه شما. بیشتر ساکت باشید.

شو اجرا نکنید و زیاد لطیفه نگویید و خودتان به سوالات حضار پاسخ نگویید. متاسفانه یکی از اشتباهات رایج، جواب دادن سوالات حضار توسط مدریتور است. وظیفه مودریتور اینست که پنلیست را دانا نشان دهد نه خود را.

یک راه مناسب برای اینکار اینست که صحبت های پنلیست ها را بطور خلاصه تکرار کنید و یا توضیح بیشتری در مورد آن بدهید تا اهمیت مطلب گفته شده را نشان دهید.

تعامل

 لازم نیست همه پنل بصورت سوال و جواب از طرف شما باشد و اجازه بدهید خود پنلیست ها هم با هم صحبت کنند .

کنترل زمان

 مدت زمانی که مدریتور صحبت میکند باید ده درصد کل مدت زمان پنل باشد. سی درصد زمان باید به سوال و جواب حضار اختصاص داده شود. سوال هر کدام از حضار را یکبار دیگر تکرار کنید تا همه بشنوند.

سوالات طولانی را کوتاه کنید. نگذارید بعضی از حضار با دادن کامنت کنترل جلسه را در دست بگیرند. تا زمانیکه مطمئن نشده اید که هر کسی که تمایل داشته، سوال خود را مطرح کرده است اجازه سوالات مکرر را به یک فرد ندهید. با این کار مطمئن میشوید که به همه حضار بطور عادلانه زمان برای مطرح کردن سوالشان داده شده است.

اگر میکرفون در اختیار حضار نیست خودتان میکروفون را به جمع آنان ببرید. به سوالات بی مورد حضاراجازه جواب ندهید و در مقابل جواب های نابجای پنلیست ها هم مقاومت کنید. اگر جواب سوال توسط پنلیست ها داده نشده است آن را تذکر داده و جواب بخواهید. توجه داشته باشید که شما مدافع حقوق حضار جلسه هستید.

 

و در آخر پنل

  •  این نکته اهمیت زیادی دارد که حضار متوجه شوند شما به زمان اهمیت میدهید. پنل را سر وقت شروع و سر وقت تمام کنید و وقتی پنج دقیقه به پایان زمان باقی مانده است آنرا اعلام کنید.
  •  چند دقیقه آخر، نوبت جمع بندی مطالب گفته شده است. اگر بحث جالب بود و در بین اعضای پنل و حضار تمایل زیادی برای ادامه آن وجود داشت میتوانید آنرا از طریق وب، بطور مثال در یک وبلاگ دنبال کنید. از پنلیست ها و حضار برای شرکت در جلسه تشکر کنید.
  •  و در آخر ایده بدی نیست اگر چند روز بعد، به اعضای پنل ایمیل زده و از حضور ایشان در پنل تشکر کنید.
5/5 ( 1 نظر )